VOG in de zorg: wanneer is deze verplicht en waar moet je op letten?

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een belangrijk onderdeel van de screening van zorgpersoneel. Maar wanneer is een VOG wettelijk verplicht? Hoe recent moet deze zijn? En hoe controleer je of een digitale VOG echt is?

De regels verschillen per zorgsetting. Daarnaast mogen zorgorganisaties en uitzendbureaus zelf aanvullende kwaliteitseisen stellen.

Wat is een VOG?

Een VOG is een verklaring van Justis waaruit blijkt dat het justitiële verleden van iemand geen bezwaar vormt voor het doel waarvoor de verklaring wordt aangevraagd.

Daarbij kijkt Justis naar het screeningsprofiel dat bij de functie hoort. Voor werk in de zorg is dat relevant omdat zorgprofessionals vaak werken met kwetsbare cliënten, vertrouwelijke informatie, medicatie of andere verantwoordelijkheden.

Wanneer is een VOG verplicht in de zorg?

Er bestaat niet één algemene regel waardoor iedere zorgmedewerker in iedere zorgsetting verplicht een VOG moet hebben.

Wel geldt in verschillende situaties een specifieke wettelijke verplichting. Zo geldt onder de Wkkgz een VOG-plicht voor nieuwe medewerkers bij instellingen die zorg op grond van de Wlz leveren en voor bepaalde instellingen in de geestelijke gezondheidszorg waar cliënten overnachten.

Waar die wettelijke verplichting geldt, is deze ook relevant voor ingehuurd personeel. De IGJ benoemt daarbij expliciet ook zorgverleners die via een uitzend- of detacheringsbureau worden ingezet.

Ook wanneer geen specifieke wettelijke VOG-plicht geldt, kan een werkgever of zorgorganisatie zelf bepalen dat een VOG voor een functie verplicht is.

Hoe oud mag een VOG zijn bij de start?

Voor zorgsettings waarin de specifieke Wlz-verplichting geldt, moet de VOG bij de start van de werkzaamheden maximaal drie maanden oud zijn.

De IGJ controleert daarbij onder andere of de VOG compleet is, of het juiste screeningsprofiel is gebruikt, of de afgiftedatum klopt en of het document authentiek is.

Het VOG-beleid van ZBBN

ZBBN hanteert voor alle nieuwe uitzendkrachten één duidelijke norm: bij de start moet de zorgprofessional beschikken over een passende VOG die niet ouder is dan drie maanden.

Daarnaast starten wij voor actieve zorgprofessionals ieder jaar opnieuw een VOG-aanvraag.

Die jaarlijkse vernieuwing is geen algemene wettelijke verplichting voor iedere zorgprofessional. Het is een eigen kwaliteitsmaatregel van ZBBN om de screening en dossiers actueel te houden.

Onze werkwijze is daarmee eenvoudig: bij de start maximaal drie maanden oud, daarna jaarlijks opnieuw.

ZBBN werkt met digitale VOG’s

ZBBN vraagt zorgprofessionals om een digitale VOG aan te vragen en niet om een papieren exemplaar. Dat doen we bewust, omdat een digitale VOG online op echtheid kan worden gecontroleerd.

Wij zetten de digitale aanvraag via Justis klaar met het juiste doel en screeningsprofiel. De zorgprofessional rondt de aanvraag vervolgens zelf af. Justis beoordeelt de aanvraag en verstrekt de VOG. Na ontvangst controleren wij het oorspronkelijke digitale document.

Hoe controleer je een digitale VOG?

Bij een digitale VOG moeten inhoud én authenticiteit worden gecontroleerd.

Wij kijken onder andere naar:

• de persoonsgegevens;
• het doel van de VOG;
• het gebruikte screeningsprofiel;
• de afgiftedatum;
• de authenticiteit van het digitale document.

De echtheid kan worden gecontroleerd via de officiële validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst. Daarvoor is het originele digitale bestand nodig. Een screenshot, scan, foto of uitgeprinte versie is niet geschikt voor digitale validatie.

Dat is voor ZBBN de belangrijkste reden om met digitale VOG’s te werken: de controle is uniform en aantoonbaar.

Hoe lang is een VOG geldig?

Een VOG heeft geen algemene vaste geldigheidsduur.

Het is een beoordeling op een bepaald moment. Of en wanneer daarna opnieuw een VOG nodig is, hangt af van de toepasselijke regelgeving en het beleid van de organisatie.

Bij ZBBN hebben we daarom zelf gekozen voor jaarlijkse vernieuwing.

Een VOG is slechts één onderdeel van screening

Een VOG is belangrijk, maar zegt niet alles over de geschiktheid van een zorgprofessional.

Een VOG toont bijvoorbeeld niet automatisch aan dat iemand:

• het juiste diploma heeft;
• voldoende relevante ervaring heeft;
• bevoegd en bekwaam is;
• beschikt over een benodigde BIG-registratie;
• geschikt is voor de specifieke functie of doelgroep.

De Rijksoverheid benadrukt daarom dat een VOG alleen niet voldoende is om aan de vergewisplicht te voldoen.

Bij ZBBN bestaat de screening daarom uit meerdere onderdelen, waaronder:

• identiteit;
• diploma’s en waar mogelijk verificatie via DUO;
• digitale VOG;
• relevante werkervaring;
• beroepsregistraties waar nodig;
• bekwaamheden;
• periodieke scholing en certificaten.

Voor verpleegtechnische en risicovolle handelingen hanteren wij daarnaast als uitgangspunt dat aantoonbare bekwaamheid minimaal eens per drie jaar opnieuw wordt geschoold of getoetst.

Duidelijke en controleerbare werkwijze

Voor ZBBN is de VOG geen los document, maar onderdeel van een breder kwaliteitsproces.

Onze werkwijze is: nieuwe uitzendkrachten starten met een VOG van maximaal drie maanden oud, we werken met een originele digitale VOG die online op authenticiteit kan worden gecontroleerd en voor actieve zorgprofessionals starten we ieder jaar opnieuw een aanvraag.

Zo blijft de screening actueel, uniform en controleerbaar.

Zorgpersoneel inzetten via ZBBN?

ZBBN ondersteunt zorgorganisaties in de ouderenzorg en gehandicaptenzorg bij de inzet van gekwalificeerde zorgprofessionals.

We verzorgen de werving, screening, matching en begeleiding en controleren onder andere identiteit, diploma’s, digitale VOG, relevante registraties en bekwaamheden.

Wil je meer weten over onze screening of heb je tijdelijk zorgpersoneel nodig? Bekijk onze pagina voor zorginstellingen of neem gerust contact met ons op.