Personeelstekort in de zorg: wanneer is flexibele inzet een goede oplossing?

Personeelstekorten zijn voor veel zorgorganisaties inmiddels geen tijdelijk probleem meer.

Roosters staan onder druk, vacatures blijven langer open en bij ziekte of verlof is er niet altijd voldoende ruimte binnen het eigen team om diensten over te nemen.

Ook de landelijke vooruitzichten laten zien dat de arbeidsmarkt krap blijft. Volgens het Prognosemodel Zorg en Welzijn loopt het personeelstekort in het huidige beleidsscenario op van ongeveer 78.800 medewerkers in 2026 naar 227.800 in 2035. (AZW Info)

De vraag is dus niet alleen óf organisaties met personeelstekorten te maken krijgen, maar vooral: hoe ga je ermee om?

Flexibele inzet kan daarbij helpen. Maar het is niet voor iedere situatie automatisch de beste oplossing.

Waarom blijven personeelstekorten in de zorg een probleem?

De zorgvraag neemt toe, onder andere door vergrijzing, terwijl het personeelsaanbod onvoldoende meegroeit.

De Rijksoverheid verwacht vooral aanhoudende druk binnen onder meer de wijkverpleging, ouderenzorg en gehandicaptenzorg. (Rijksoverheid)

Ook UWV ziet dat de arbeidsmarkt voor verschillende zorgberoepen nog steeds krap of zeer krap is. Verzorgenden en gespecialiseerd verpleegkundigen behoren bijvoorbeeld tot beroepsgroepen waarvoor werkgevers moeilijk personeel vinden. (UWV)

Voor zorgorganisaties betekent dit dat alleen nieuwe medewerkers werven niet altijd voldoende is.

Er is vaak een combinatie nodig van:

• medewerkers behouden;
• slimmer plannen;
• opleiden en ontwikkelen;
• anders organiseren;
• én tijdelijk extra capaciteit inzetten wanneer dat nodig is.

Flexibele inzet is geen vervanging voor personeelsbeleid

Flexibele inzet kan veel oplossen, maar niet alles.

Wanneer een organisatie structureel te weinig medewerkers heeft, is het niet verstandig om uitsluitend te vertrouwen op tijdelijke krachten.

Duurzame personeelsplanning blijft belangrijk.

Denk bijvoorbeeld aan:

• behoud van eigen medewerkers;
• aantrekkelijke roosters;
• opleiding en ontwikkeling;
• verminderen van administratieve belasting;
• slim inzetten van verschillende functieniveaus;
• verbeteren van instroom en behoud.

Ook de overheid legt nadruk op slimmer organiseren en professionals inzetten waar zij het meest van waarde zijn. (Rijksoverheid)

Flexibele inzet is daarom het sterkst wanneer het onderdeel is van een bredere personeelsstrategie.

Wanneer kan flexibele inzet wél helpen?

Er zijn verschillende situaties waarin tijdelijke ondersteuning juist heel praktisch is.

Onverwachte uitval

Ziekte laat zich niet plannen.

Wanneer een medewerker onverwacht uitvalt en het eigen team de dienst niet kan overnemen, kan een flexibele zorgprofessional helpen om het rooster snel weer compleet te krijgen.

Vakanties en verlof

Tijdens vakantieperioden kan tijdelijk een groter gat ontstaan in de bezetting.

Flexibele inzet voorkomt dat dezelfde medewerkers steeds extra diensten moeten overnemen.

Openstaande vacatures

Het kan tijd kosten om een vacature zorgvuldig in te vullen.

Tijdelijke inzet kan in de tussentijd voorkomen dat de druk op het bestaande team te hoog wordt.

Langdurig verzuim

Bij langdurige ziekte is vaak voor meerdere weken of maanden extra capaciteit nodig.

Dan kan langere inzet van een uitzendkracht meer continuïteit bieden dan steeds verschillende losse medewerkers.

Tijdelijke piek in de zorgvraag

Soms neemt de benodigde bezetting tijdelijk toe.

Bijvoorbeeld door een nieuwe groep cliënten, uitbreiding van een locatie of een periode waarin de zorgzwaarte hoger is.

Ook dan kan flexibele inzet helpen om de capaciteit tijdelijk op te schalen.

Flexibele inzet kan ook helpen om het eigen team te beschermen

Een personeelstekort raakt niet alleen het rooster.

Wanneer eigen medewerkers voortdurend extra diensten moeten overnemen, neemt de werkdruk toe.

Dat kan uiteindelijk leiden tot:

• vermoeidheid;
• minder herstel;
• lagere tevredenheid;
• meer verzuim;
• en opnieuw extra gaten in het rooster.

Flexibele inzet kan daarom soms juist worden gebruikt om structureel overwerken binnen het eigen team te voorkomen.

Dat betekent niet dat externe inzet altijd nodig is. Maar tijdelijk extra capaciteit kan voorkomen dat een kortdurend tekort uitgroeit tot een groter probleem.

Losse diensten of langere inzet?

Bij een personeelstekort is vervolgens de vraag welke vorm van inzet het beste past.

Voor een incidenteel roosterprobleem zijn losse diensten vaak voldoende.

Duurt het tekort langer, bijvoorbeeld door een vacature of langdurige ziekte? Dan kan een zorgprofessional die langere tijd binnen hetzelfde team werkt meer rust geven.

Meer hierover lees je in ons artikel Losse diensten of langere inzet: wat past bij jouw zorgorganisatie?

Kies niet alleen op beschikbaarheid

Bij personeelsschaarste is de verleiding groot om vooral blij te zijn dát iemand beschikbaar is.

Maar kwaliteit blijft belangrijk.

De professional moet passen bij:

• de functie;
• doelgroep;
• werkzaamheden;
• benodigde opleiding;
• relevante ervaring;
• en eventueel benodigde bekwaamheden.

Een snelle oplossing die niet aansluit bij de zorgvraag kan uiteindelijk juist meer druk opleveren voor het vaste team.

Daarom blijft een goede screening en matching ook bij acute tekorten noodzakelijk.

Houd de regie als zorgorganisatie

Ook wanneer een uitzendbureau veel controles en voorbereiding uitvoert, blijft de zorgorganisatie verantwoordelijk voor een passende inzet binnen de eigen organisatie.

Denk bijvoorbeeld aan:

• lokale protocollen;
• cliëntgebonden bijzonderheden;
• apparatuur en hulpmiddelen;
• introductie op de afdeling;
• toegang tot systemen;
• een aanspreekpunt tijdens de dienst.

Dat sluit aan bij wat we ook beschrijven in onze artikelen over vergewisplicht en bevoegd en bekwaam werken.

Wanneer is flexibele inzet minder geschikt?

Flexibele inzet is niet automatisch de oplossing wanneer:

• structurele bezetting langdurig onder het minimum ligt;
• een team voortdurend afhankelijk is van extern personeel;
• er onvoldoende begeleiding beschikbaar is;
• werkzaamheden zeer specialistisch zijn en veel inwerktijd vragen;
• of problemen vooral voortkomen uit organisatie, planning of behoud van medewerkers.

Dan is het belangrijk om eerst naar de achterliggende oorzaak van het personeelstekort te kijken.

Een uitzendkracht kan capaciteit toevoegen, maar lost niet ieder structureel organisatieprobleem op.

Flexibiliteit als onderdeel van een bredere oplossing

De arbeidsmarkt in de zorg blijft naar verwachting de komende jaren krap. Het is daarom voor zorgorganisaties verstandig om meerdere instrumenten naast elkaar te gebruiken. (AZW Info)

Flexibele personeelsinzet kan daar één van zijn.

Niet als vervanging van een sterk eigen team, maar bijvoorbeeld als:

• buffer bij ziekte;
• ondersteuning tijdens vakantieperioden;
• overbrugging bij vacatures;
• tijdelijke uitbreiding;
• of langere ondersteuning bij een aanhoudend capaciteitsprobleem.

De kracht zit vooral in het gericht inzetten van flexibele capaciteit op momenten waarop die echt nodig is.

Hoe ondersteunt ZBBN?

ZBBN ondersteunt zorgorganisaties in de ouderenzorg en gehandicaptenzorg bij tijdelijke personeelsvraagstukken.

Dat kan gaan om een losse ad-hocdienst, maar ook om langere inzet binnen een team.

We kijken daarbij niet alleen naar beschikbaarheid, maar ook naar functie, ervaring, doelgroep en relevante kwalificaties.

Zo proberen we een tijdelijke personeelsvraag praktisch op te lossen zonder uit het oog te verliezen dat de zorgprofessional ook daadwerkelijk bij de inzet moet passen.

Tijdelijk extra zorgpersoneel nodig?

Hebben jullie tijdelijk onvoldoende capaciteit door uitval, vakantie, een vacature of een langer durend personeelstekort?

Dan kijken we graag mee welke vorm van tijdelijke inzet passend is.

Bekijk onze pagina over zorgpersoneel inhuren via ZBBN of neem gerust contact met ons op.